Dunia Bisnis

Tips Trik

Tim Virtual dalam Pendidikan

Masa depan bisnis tidak berada di institusi bata dan mortir seperti yang dilihat secara historis. Proliferasi dan miniaturisasi media komunikasi, telepon seluler, faks, Internet, perangkat data pribadi, dan komputer lap top, membuat kantor tersedia di tempat orang berada – bukan di tempat kantor berada.
Carpenter (1998) menulis internet lebih fleksibel untuk komunikasi daripada media apa pun yang tersedia saat ini. Orang dapat berinteraksi dengan individu atau kelompok, mereka dapat mengidentifikasi dengan nama, nama samaran, atau anonim. Dia mengatakan internet adalah “…sebuah komunitas virtual di mana orang bertemu, terlibat dalam wacana, menjadi teman, jatuh cinta, dan mengembangkan semua hubungan yang dikembangkan dalam komunitas fisik” (hal. 1).

Namun, internet mungkin bukan obat mujarab. Internet melampaui teknologi ke dalam interaksi sosial. Organisasi menghadapi dilema dalam mendorong interaksi yang sukses dan membangun komunitas secara online. Statistik menunjukkan hampir sepuluh juta orang bekerja di kantor virtual dan 40 persen organisasi besar memiliki kebijakan tentang telecommuting. Namun, Carpenter (1998), yang dikutip di atas, mengatakan pekerjaan virtual hanya setara dengan tujuh hingga sepuluh persen dari angkatan kerja.

Mengapa kantor virtual belum berkembang? Sosiolog menyarankan itu adalah kebutuhan untuk interaksi informal – olok-olok kantor. Organisasi keras kepala untuk menerima tim virtual percaya bahwa proyek tim bekerja paling baik dilakukan melalui meja konferensi dan pekerja virtual hanya dapat berpartisipasi dalam tugas individu. Masih organisasi lain percaya pekerja virtual tidak menerima pengawasan yang memadai. Namun, apakah masalah pengawasan atau kepercayaan?

Kohrell (2005), seorang profesor di Universitas Bellevue, adalah presiden Technology As Promised. Dia adalah spesialis dalam mengembangkan tim virtual dan membahas pengembangan kepercayaan pada tim virtual. Dia menjelaskan kepercayaan virtual dalam istilah sederhana. Kepercayaan virtual naik ke pesawat, tidak mengetahui pengontrol lalu lintas udara, namun percaya bahwa mereka melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Dia menjelaskan membangun kepercayaan virtual melalui komunikasi – sering, dengan integritas, dengan kepastian dan prediktabilitas.

Data lain, diambil dengan Kohrell, juga mendukung ekonomi kantor virtual. Verma (2005) menawarkan beberapa informasi yang menunjukkan eksekutif senior dari Eropa, Asia, dan Amerika Serikat melaporkan penghematan biaya (69 persen) dan peningkatan produktivitas (64 persen) saat menggunakan telecommuting. Verma mengutip komentar Joe Roitz, AT&T. Roitz berkata, “Telework saja menghasilkan lebih dari $150 juta per tahun dalam peningkatan produktivitas, penghematan real estat, dan peningkatan retensi untuk AT&T.” Statistik ini menyarankan bisnis mengenali perubahan dan mengembangkan strategi untuk perubahan yang berhasil.

Tucker, Kao, dan Verma (2005) menulis ada tren dalam pekerjaan yang tidak dapat diabaikan oleh organisasi. Satu poin yang mereka buat adalah angkatan kerja secara global semakin kecil. Mereka juga mengakui bahwa norma budaya sekarang sudah berbeda, lebih longgar. Menambah campuran adalah lebih banyak kebebasan bagi orang untuk bergerak secara global. Mereka menunjukkan ada tren personel yang dapat diandalkan organisasi
1. Lebih kecil dan kurang terampil

2. Semakin mendunia

3. Sangat virtual

4. Sangat beragam, dan

5. Otonom dan berdaya

Mereka menyimpulkan bahwa fokus kepemimpinan dalam tren ini “menuntut generasi baru manajemen bakat.” Manajemen talenta baru ini harus mengambil beberapa langkah strategis untuk mengelola tenaga kerja baru di organisasi yang berorientasi masa depan. Langkah-langkah tersebut adalah:

1. Pemantauan Tenaga Kerja Prediktif dan Pengambilan Keputusan Talenta Strategis

2. Talent Sourcing yang Fleksibel dan Antisipatif

3. Hadiah dan Komunikasi yang Disesuaikan dan Dipersonalisasi

4. Kepemimpinan Terdistribusi dan Berpengaruh

5. Budaya yang Bersatu dan Penuh Kasih

Komunikasi yang Dimediasi Komputer (CMC)

Penting untuk membahas CMC karena pekerja virtual bergantung pada – bergantung pada – komunikasi yang dimediasi komputer. Jones (1998) mengutip Patton (1986) dalam diskusi tentang pembangunan jalan raya sebagai sarana untuk menghubungkan orang satu sama lain. Patton mengamati bahwa jalan raya tidak menghubungkan kita melainkan meningkatkan rasa keterpisahan kita. Kota terbelah, lingkungan terbelah, keintiman kota hancur. Dari pandangan negatif ini, Jones menyimpulkan bahwa internet mungkin benar-benar melakukan apa yang gagal dilakukan oleh jalan raya
Komunikasi yang dimediasi komputer, tampaknya, akan dilakukan melalui jalur elektronik apa yang tidak dapat dilakukan oleh jalan semen, yaitu, menghubungkan kita daripada atomisasi kita, menempatkan kita di kendali sebuah “kendaraan” namun tidak memisahkan kita dari seluruh dunia. (hal. 3)

CMC menawarkan ranah baru bagi para ilmuwan sosial untuk dipelajari. Secara tradisional, ilmuwan sosial mengamati komunitas dalam batas tertentu yang teridentifikasi. Namun, masyarakat cyber baru ada tanpa batas dan penentuan keanggotaan dalam masyarakat cyber tidak memenuhi kategori tradisional yang diberikan komunitas.

Pendidikan di Masyarakat Cyber

Apa artinya ini dalam hal pendidikan? Departemen Pendidikan Amerika Serikat (US-DOE) melihat statistik pendidikan tinggi selama dua belas bulan 2000 hingga 2001. Angka-angka US-DOE dari periode itu menunjukkan 56 persen (2320) sekolah menengah dua dan empat tahun telah online kursus. Dua belas persen lainnya berkeinginan untuk online dalam tiga tahun ke depan. Akhirnya, 31 persen mengatakan mereka tidak akan online. Jelas, dua pertiga perguruan tinggi dan universitas memiliki atau menginginkan peluang pendidikan online bagi siswa. Apa artinya ini bagi fakultas? Paragraf berikut membahas pertanyaan itu.

Komisi Pembelajaran Tinggi mengakreditasi Universitas Bellevue di Nebraska. Ini memiliki kehadiran online yang menawarkan 17 program penyelesaian gelar sarjana online dan 7 program gelar sarjana online. College of Professional Studies (CPS) dari Bellevue University mengelola semua program gelar sarjana. CPS mengelola tiga dari tujuh gelar sarjana, MBA dan Master of Arts in Management berada di College of Business, dan MS Computer Information Systems dan MS Management of Information Systems berada di College of Information Technology. Meskipun College of Arts and Sciences tidak mengelola gelar online, ia mengelola beberapa kelompok kursus dan kursus online individu. Oleh karena itu, Universitas Bellevue adalah contoh institusi yang sangat berorientasi pada mahasiswa online.

Online, kebanyakan pelajar dewasa, mahasiswa setara dengan sekitar 40 persen dari populasi Universitas. Universitas Bellevue juga memiliki mahasiswa kampus empat tahun tradisional dan pelajar dewasa non-tradisional di kelas yang merupakan populasi mahasiswa Universitas lainnya. Sebuah kebanggaan yang dibuat selama tahun akademik 2004/2005 adalah bahwa Universitas Bellevue memiliki mahasiswa di semua 24 zona waktu di seluruh dunia dan Kutub Utara dan Selatan.

CPS menyumbang jumlah terbesar dari anggota fakultas. Dari fakultas CPS, sekitar 150 adalah tambahan dan sepertiga dari mereka adalah anggota fakultas di lokasi yang jauh mengajar online (informasi disediakan oleh Asisten Administrator Perguruan Tinggi).

Namun, ini tidak unik untuk Universitas Bellevue. Pencarian web tentang perguruan tinggi dengan penawaran online mengembalikan lusinan institusi. Mempersempit pencarian web ke sekolah terakreditasi penuh dengan penawaran online menghasilkan banyak hits. Terkenal di arena online adalah University of Phoenix, Capella, Nova Southeastern, dan Walden. Di antaranya, University of Phoenix sangat agresif dalam perekrutan mahasiswa dan fakultas. Bukan hal yang aneh bagi siswa untuk berpindah antar sekolah online yang mencari tarif kuliah yang lebih rendah dan/atau kebijakan transfer kredit yang lebih liberal. Selain itu, ada kemungkinan seorang profesor tambahan dapat mengajar di beberapa universitas.
Wawancara Fakultas Online

Dari sekitar 50 anggota fakultas jarak jauh online di Universitas Bellevue, lima menanggapi undangan untuk wawancara telepon atau email. Wawancara lain dengan asisten online yang tinggal di wilayah metro Omaha berfungsi untuk memvalidasi komentar fakultas lainnya. Satu anggota fakultas yang jauh mengajar di dua institusi lain, satu online, dan satu tatap muka. Akhirnya, saya akan menyerahkan pengamatan pribadi, pengalaman saya, sebagai asisten online, instruktur tatap muka dan yang mengajar di berbagai institusi.

Semua yang diwawancarai dengan suara bulat menjawab mengapa mereka menjadi dosen di perguruan tinggi, mereka suka mengajar. Tanggapannya bervariasi dari “Saya suka berbagi apa yang telah saya pelajari,” hingga “Menyenangkan untuk melihat, melalui postingan mereka, bagaimana mereka (siswa) tumbuh dan berubah selama periode tahun program gelar.” Untuk menindaklanjuti, mereka menjawab bahwa mengajar online adalah hal baru bagi mereka, cara yang menarik untuk menghubungkan siswa, dan cara untuk menghubungkan orang-orang yang terpisah secara geografis untuk tujuan bersama (pendidikan).

Seorang yang diwawancarai, seorang dokter medis di Indiana mengajar administrasi kesehatan di Universitas Bellevue untuk “tetap terhubung dengan perawat dan administrator medis lainnya. Pelajaran sulit bagi dokter untuk dipelajari adalah mereka tidak menjalankan apa pun.” Selain mengajar di Universitas Bellevue, ia mengembangkan kursus yang diadopsi menjadi Master of Healthcare Administration di CPS. Dia berbagi bahwa dia juga adalah mentor bagi residen medis tahun ketiga dan keempat yang bekerja untuk lulus dewan medis mereka. Dia tidak mengajar dalam peran ini, melainkan memfasilitasi pembelajaran dan persiapan papan residen medis. Ia menceritakan bahwa peran ini membutuhkan pengembangan hubungan saling percaya dan saling percaya antara dirinya dengan dokter binaannya. Dia mengatakan selalu memulai hubungan mentoring dalam lingkungan tatap muka sebelum memindahkannya ke telepon atau email.

Wawancara lokal, dilakukan secara langsung, dengan asisten eksekutif rektor universitas. Dia biasa mengajar di kelas; Namun, tuntutan jadwal membawanya keluar dari kelas. Mengajar online memungkinkan dia menjaga koneksinya dengan siswa sambil mempertahankan jadwal perjalanan yang sibuk.

Ketika ditanya mengapa mereka mendaftar untuk mengajar di Universitas Bellevue, jawabannya sangat beragam. Seorang instruktur, seorang pensiunan Chief Warrant Officer Angkatan Darat, mulai mengajar setahun setelah lulus dengan gelar master dari Bellevue. Universitas mendekatinya daripada dia yang mengajukan lamaran. Yang lain, sekarang mengajar di kampus Universitas Georgia di Atlanta, dan sebelumnya di Akademi Angkatan Udara AS, melamar ke Bellevue karena hubungan dekat Universitas dengan mahasiswa militer. Salah satu responden adalah seorang penganggur kosong, cacat dari profesi keperawatannya, dan ingin tetap aktif sebelum pensiun. Tidak ada jawaban yang konsisten untuk pertanyaan ini kecuali ketika mengaitkannya dengan kesenangan mereka dalam mengajar.

Semua yang diwawancarai adalah instruktur online, oleh karena itu, virtual untuk siswa mereka. Semua dilaporkan menggunakan email dan telepon sebagai alat komunikasi utama dengan siswa mereka. Selain itu, mereka semua menggunakan lingkungan belajar Bellevue University Cyberactive® yang didukung oleh Blackboard untuk mengadakan kelas. Mereka melaporkan tertinggi 40 persen dan terendah sepuluh persen penggunaan email untuk komunikasi siswa. Semua dilaporkan menggunakan telepon untuk menghubungi siswa; namun, penggunaan telepon rendah lima sampai sepuluh persen. Penggunaan telepon yang rendah tidak terduga mengingat lokasi siswa BU di seluruh dunia.

Menyelidiki lebih dalam, penggunaan email sebenarnya lebih tinggi dari instruktur ke siswa. Dalam lingkungan Cyberactice® ada tab berjudul “Komunikasi.” Di dalam tautan ini terdapat opsi untuk mengirim email ke semua atau pengguna tertentu. Semua ajudan menegaskan opsi ini adalah pilihan yang mereka gunakan untuk mengirim pesan ke individu, grup tertentu, atau seluruh kelas. Ketika diperiksa, instruktur setuju bahwa mereka menggunakan opsi email ini secara teratur. Setelah pertanyaan lain ke persentase komunikasi melalui email menggunakan opsi email Cyberactive®, instruktur menjawab komunikasi email mereka lebih tinggi, hingga 50 persen. Penting untuk mengklarifikasi bahwa instruktur tidak secara langsung mengaitkan email di lingkungan Cyberactive® dengan mesin email lainnya.

Ada kekhawatiran yang sangat luas yang diungkapkan oleh orang-orang yang diwawancarai dan semuanya bersifat teknis, mulai dari membutuhkan lebih banyak dukungan teknis hingga menginginkan lebih sedikit dukungan teknis. Pertanyaan ini membutuhkan klarifikasi lebih lanjut. Responden menegaskan arti dukungan teknis mereka di sekitar kelas elektronik. Meskipun semua instruktur online harus menyelesaikan Kursus Fasilitator Online, empat dari lima menyadari bahwa perhatian mereka terhadapnya bukanlah yang terbaik. Tertantang mengapa keempatnya tidak berpartisipasi lebih banyak dalam kursus fasilitator, mereka mengaku “mengisi kotak” untuk mengajar online. Semua menjawab ada kalanya mereka semua menelepon atau mengirim email ke Meja Bantuan Cyberactive® untuk mendapatkan bantuan.

Kekhawatiran bulat lainnya adalah seberapa baik siswa dipersiapkan untuk memasuki kelas elektronik. Setiap responden menceritakan setidaknya satu cerita tentang seorang siswa yang tidak siap untuk belajar online. Instruktur menerima profil masing-masing siswa di kelas, oleh karena itu pertanyaan lanjutan tentang usia siswa yang disarankan usia kurang menjadi perhatian daripada karir siswa dan penggunaan komputer secara teratur untuk email, penelitian topik, dan pemahaman inter- versus intra-net.
Merasa sebagai Bagian dari Tim

Semua pembantu merasa mereka adalah bagian dari tim kerja. Secara khusus, mereka merasa menjadi bagian dari tim kerja mereka, bagian dari kelompok kelas Cyberactive®, tetapi tidak terkait erat dengan Universitas. Alasan yang diberikan adalah jarak dari lokasi fisik – Bellevue, Nebraska. Mereka melaporkan langkah-langkah yang diambil oleh College of Professional Studies sebagai membantu mereka menjadi lebih terhubung. Salah satu contoh yang mereka semua sukai adalah email mingguan buletin kampus, yang lain adalah pesan email berkala seminar pengembangan fakultas. Seminar pengembangan fakultas sekarang direkam dalam video, diubah menjadi media digital, dan tersedia dalam format video streaming online atau DVD yang dikirimkan melalui pos.

Mendukung beberapa penelitian yang dilaporkan sebelumnya, responden merasa terputus dari Universitas dan lebih terhubung jika mereka dapat melakukan perjalanan ke kampus, bertemu dengan direktur program, dekan, dan sesama anggota fakultas. Mengklarifikasi hal ini, mereka tidak merasa di bawah pengawasan, melainkan tidak merasa terhubung secara pribadi (secara pribadi). Harapannya adalah bahwa mereka yang sekarang adalah mahasiswa Universitas Bellevue akan merasa lebih terhubung. Sementara mantan siswa merasa lebih terhubung, mereka juga tidak merasakan ikatan yang erat.

Diskusi beralih ke pertanyaan tentang kepemimpinan. Secara khusus ditanyakan seberapa baik mereka mengenal (know of) tim pimpinan Universitas. Semua tahu nama dan posisi presiden, rektor, dekan, dan direktur program. Mereka tidak mengetahui nama-nama yang terkait dengan posisi pejabat administrasi senior dan orang senior di luar perguruan tinggi mereka. Ditanya apakah mereka tahu nama anggota dewan, masing-masing tahu Senator AS Chuck Hagel adalah anggota dewan. Yang lain tahu nama-nama dermawan mengira mereka adalah anggota dewan.

Mengikat wawancara bersama-sama, diskusi beralih ke komunikasi yang spesifik. Fokus pada tahap ini adalah tingkat komunikasi antardepartemen dibandingkan dengan komunikasi intradepartemen. Mereka yang diwawancarai berkomentar bahwa komunikasi intradepartemen baik. Ajudan tahu, melalui email dan / atau komunikasi telepon, direktur program mereka, beberapa atau semua fakultas departemen. Semua melaporkan kurangnya pengetahuan di luar area program mereka. Sebuah tambahan dalam administrasi kesehatan tidak mungkin untuk berkomunikasi silang dengan fakultas dari manajemen atau kepemimpinan. Seorang instruktur dalam administrasi bisnis tidak akan mengenal siapa pun yang mengajar di bidang sumber daya manusia atau manajemen keamanan. Ajun jauh di Sekolah Tinggi Studi Profesional tampaknya terisolasi dari anggota fakultas dari perguruan tinggi lain. Umumnya,

Orang-orang yang diwawancarai membuat rekomendasi untuk meningkatkan komunikasi mulai dari komunikasi email yang lebih banyak hingga melakukan perjalanan ke kampus untuk bertemu dengan staf. Perjalanan ke kampus dari lokasi yang jauh tampaknya tidak praktis dari aspek biaya karena perjalanan seperti itu tidak akan membebani universitas. Ditanya bagaimana meningkatkan komunikasi elektronik, semua setuju lebih banyak lebih baik. Mengutip contoh peluang yang terlewatkan, mereka mengatakan universitas menghasilkan daftar fakultas dan menempatkannya di server “drive bersama.” Namun, lokasi yang jauh tidak memiliki akses ke sistem internal.
Pengalaman pribadi

Dinyatakan di awal makalah ini, saya adalah asisten online tetapi tinggal di komunitas yang disebut rumah oleh universitas. Ini memberi saya perspektif yang berbeda karena saya secara pribadi dapat berinteraksi dengan instruktur dari berbagai perguruan tinggi dan program. Setelah lima tahun dalam administrasi sebagai konselor pendaftaran pascasarjana, saya mengembangkan jaringan pribadi dengan banyak direktur program senior dan dekan. Untuk periode yang hampir sama, saya menjadi asisten, pertama di Sekolah Tinggi Seni dan Sains dan sekarang di CPS. Saya mengajar Komunikasi Organisasi di kelas tatap muka dan Kepemimpinan online.

Memvalidasi komentar orang yang diwawancarai, komunikasi dengan pembantu terbatas. Salah satu faktor pembatas adalah kemampuan server email universitas untuk mendukung beberapa ratus alamat email. Masalah ini diselesaikan dengan penginstalan server email baru yang lebih besar. Faktor pembatas lainnya adalah tidak semua tambahan memiliki alamat email universitas “(nama) @”. Inisiatif Dewan Kualitas mengharuskan semua tambahan memiliki alamat email internal dan akses jarak jauh ke server email. Inisiatif ini sekarang lengkap dengan distribusi terpisah untuk “semua kampus,” “semua tambahan,” dan “semua (khusus perguruan tinggi) tambahan.”

Keuntungan menjadi asisten online di komunitas yang sama di mana universitas berada adalah kedekatan. Dengan kedekatan, ada akses ke banyak posisi kepemimpinan dan interaksi dengan rekan-rekan. Koneksi yang lebih dekat dengan rekan-rekan fakultas memungkinkan sistem pendukung untuk mengembangkan tatap muka yang tidak dapat dikembangkan dengan mudah oleh tambahan yang jauh. Kedekatan memungkinkan komunikasi lebih cepat dan reaksi terhadap komunikasi. Kedekatan memungkinkan kehadiran pengembangan fakultas secara langsung daripada streaming video atau DVD.

Sementara keuntungan dari kedekatan tampak menguntungkan, ada beberapa kerugian. Ada harapan yang lebih besar bahwa seorang pembantu lokal menghabiskan waktu di kampus ketika pekerjaan utama memungkinkan. Pusat sumber daya fakultas menawarkan lingkungan kantor tambahan di mana seseorang dapat memiliki waktu kantor yang diharapkan. Kehadiran pertemuan perguruan tinggi oleh asisten lokal tidak diamanatkan; namun, lebih menguntungkan untuk hadir. Mereka yang beroperasi dari jarak jauh ingin menghadiri pertemuan dan tidak dapat memilikinya.
Kesimpulan

Proses wawancara dengan instruktur tambahan yang bekerja di kejauhan menawarkan data pendukung ke statistik yang dilaporkan sebelumnya dalam makalah ini. Para pembantu yang diwawancarai adalah karyawan virtual paruh waktu yang merasa kurang menjadi bagian dari tim Universitas daripada orang lokal. Mereka melaporkan komunikasi yang tidak lengkap dengan dan pengetahuan banyak orang kepemimpinan kunci.

Komunikasi tampaknya menjadi pusat pemutusan hubungan. Proses Peningkatan Kualitas Akademik juga menyadari masalah ini dan menerapkan perubahan kelembagaan untuk mengikat semua anggota dengan kehidupan kampus. Meskipun lebih banyak upaya sedang dilakukan untuk komunikasi yang lebih luas, karyawan yang jauh tidak memiliki akses ke sistem lokal melalui cara jarak jauh.

Mempertimbangkan elemen-elemen ini dan mempertimbangkan statistik Departemen Pendidikan AS, pendidikan online kemungkinan akan berkembang. Universitas Bellevue menarik mahasiswa dari seluruh dunia dengan banyak dari mereka mendapatkan gelar secara online dari negara asal mereka.

Terlepas dari kekurangannya, profesor virtual sebagai anggota tim virtual berhasil di Universitas Bellevue karena keinginan yang diungkapkan untuk mengajar dan melihat siswa mereka tumbuh dan belajar. Profesionalisme dan keahlian yang ditunjukkan para profesor ini di komunitas online mahasiswa mendukung data dari eksekutif industri yang menunjukkan peningkatan produktivitas dan penghematan biaya.

Pfeffer (1998) mengidentifikasi penggunaan sub-kontraktor dalam angkatan kerja. Ajun adalah sub-kontraktor. Para pembantu melayani dengan cara-cara non-tradisional yang bertentangan dengan cara para profesor sebelumnya melayani. Ternyata pendidikan tidak berbeda dengan industri lain yang menggunakan pekerja virtual. Pekerja virtual, seperti pekerja sementara, merasa kurang terhubung – tidak diberikan tingkat pelatihan yang sama.

Dalam wawancara, membangun kepercayaan sangat penting untuk dua tambahan. Kepercayaan secara langsung jauh lebih mudah untuk dikembangkan daripada dalam hubungan virtual. Bell (2002) mengatakan kepercayaan adalah lompatan iman dan menempatkan kepercayaan di bawah kebenaran, “… dengan penuh perhatian jujur ​​dan penuh kasih sayang … dalam mengejar komunikasi yang bersih” (hal. 9).

Kesimpulan tidak langsung dari wawancara menyoroti bahwa pendampingan tambahan virtual dapat membantu mengembangkan rasa partisipasi tim melalui pengetahuan dan pemahaman yang lebih besar tentang visi dan nilai institusi. Dengan mengembangkan kemunculan yang lebih besar ke dalam visi dan nilai-nilai sistem, para pembantu mungkin ingin lebih menyadari orang-orang yang mengisi peran kepemimpinan. Pekerja virtual yang sukses membutuhkan bantuan dan kesempatan yang sama untuk berkembang seperti pekerja di dalam institusi batu bata dan mortir.